Klachtenprocedure

Zie het kind klachtenprocedure

Wij verzoeken u, indien u een klacht heeft, contact op te nemen met Gwendolyn Winters, directrice voor telefonisch overleg over het probleem of voor het maken van een afspraak.

Formele schriftelijke klacht
Als uw probleem na een gesprek niet is opgelost of als de klacht zich niet leent voor een persoonlijk gesprek, kunt u een formele schriftelijke klacht indienen.

Hoeveel tijd heeft u om uw klacht in te dienen?
U hebt twaalf maanden de tijd om uw klacht in te dienen. Deze twaalf maanden gaan in op het moment dat uw klacht ontstaat.

Waar kunt u uw klacht indienen?
U kunt uw klacht schriftelijk indienen bij
Gwendolyn Winters, directrice Zie het kind

Langstraat 34

8245 GJ Lelystad

Wat gebeurt er met uw klacht?
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld. De directrice:

·            verstuurt binnen twee weken een ontvangstbevestiging van uw klacht waarin de afhandeltermijn wordt vermeld

·            vraagt om meer informatie bij de medewerker(s) die tot het moment van de klacht verantwoordelijk was (waren) voor uw zaak of zaken

·            vraagt u eventueel om meer informatie

·            beoordeelt alle informatie en weegt de argumentatie van beide kanten

·            bespreekt – als er een materieel of financieel belang is – de klacht met de opleider

·            neemt een definitief standpunt in

·            informeert u schriftelijk over dit standpunt en geeft argumenten waarom zij tot dit standpunt komt

·            zorgt voor een correcte registratie van in de klachtenadministratie

Wat registreren wij van uw klacht?
De directrice houdt van uw klacht een administratie bij. Hierin staan de volgende gegevens:

·            uw naam, adres en woonplaats

·            uw klacht

·            een nadere omschrijving van uw klacht

·            de datum waarop u uw klacht heeft ingediend

·            de naam van de medewerker die de zaak of zaken waarop uw klacht betrekking heeft, behandelt of beheert

·            de betreffende activiteit of training

·            de gevoerde correspondentie over de klacht

·            de status van de klacht (in behandeling / afgehandeld)

·            de datum en wijze van afhandeling van de klacht

·            de eindbeoordeling van de klacht (gegrond / ongegrond)

Wij bewaren de administratie van uw klacht tot één jaar na afhandeling. U kunt tijdens de behandeling van uw klacht, maar ook daarna, uw gegevens opvragen uit de klachten-administratie.

Wat kunt u doen als u het niet eens bent met het genomen besluit?
Als uw klacht ongegrond wordt verklaard en u bent het daar niet mee eens of als u het oneens bent met de voorgestelde oplossing, dan kunt u zich richten tot de directie van Zie het kind.  De directie zal u dan uitnodigen voor een klachtbemiddelingsgesprek. Hierbij zal een derde onafhankelijke partij betrokken worden welke het gesprek zal begeleiden, bemiddelen en een samenvattingsverslag zal opstellen, welke door partijen zal worden ondertekend.

Wanneer de klacht na het klachtbemiddelingsgesprek blijft bestaan zal  de directie van Zie het kind een externe partij inhuren in de vorm van een klachtfunctionaris om de klacht te onderzoeken en het proces verder te begeleiden.

Menu